মন্ত্রী, প্রতিমন্ত্রী ও উপমন্ত্রীদের সরকারি সফর ব্যয়ের বিল দাখিল এবং অর্থ বরাদ্দের ক্ষেত্রে নতুন একগুচ্ছ কঠোর নির্দেশনা জারি করেছে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ। এখন থেকে ভ্রমণ খরচের প্রকৃত বিল পাওয়ার জন্য সংশ্লিষ্ট টিকিটের প্রমাণক, বোর্ডিং পাস ও ভাউচারসহ তিন সেট নথি দাখিল করা বাধ্যতামূলক করা হয়েছে। একই সঙ্গে আগের সফরের অগ্রিম বিল সমন্বয় না করলে পরবর্তী কোনো ভ্রমণের জন্য নতুন অর্থ বরাদ্দ দেওয়া হবে না বলেও স্পষ্টভাবে জানানো হয়েছে।

গত ৩ সেপ্টেম্বর মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের মন্ত্রিসেবা শাখা থেকে এ-সংক্রান্ত পরিপত্র জারি করা হয়। পরিপত্রে বলা হয়, মন্ত্রী, প্রতিমন্ত্রী ও উপমন্ত্রীরা সরকারি কাজে দেশের ভেতরে ও বিদেশে সফর করে থাকেন। ভ্রমণ শেষে এসব সফরের প্রকৃত ব্যয় পরিশোধের জন্য সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগকে নির্দিষ্ট কিছু প্রমাণক ও নথিপত্র বাধ্যতামূলকভাবে সংযুক্ত করে বিল জমা দিতে হবে।

নতুন জারি করা নির্দেশনাবলী অনুযায়ী, বিদেশ সফরের ক্ষেত্রে সরকারপ্রধান কর্তৃক অনুমোদিত সারসংক্ষেপের কপি এবং দেশের ভেতরে সরকারি ভ্রমণের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগ কর্তৃক জারি করা অফিস আদেশের কপি বিলের সঙ্গে যুক্ত করতে হবে। এছাড়া যানবাহনের ক্ষেত্রে প্রকৃত ভাড়ার টিকিট, বিমান ভ্রমণের ক্ষেত্রে বিমান টিকিটের সঙ্গে বোর্ডিং পাস, অনুমোদিত ভ্রমণ বিবরণী ও সফরসূচি এবং আবাসিক হোটেলে অবস্থানের ক্ষেত্রে প্রকৃত পরিশোধিত বিলের মূল কপি বা যথাযথ প্রমাণক জমা দেওয়া বাধ্যতামূলক।

বৈদেশিক ভ্রমণের ব্যয়ে টাকার মূল্যের সঙ্গে সম্পর্কিত বৈদেশিক মুদ্রার বিনিময় হার সংক্রান্ত বিবরণী এবং অন্যান্য খরচের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য ভাউচার দাখিল করতে হবে। পরিপত্রে আরও বলা হয়, সরকারপ্রধান অনুমোদিত সারসংক্ষেপে যে সময়সীমা উল্লেখ রয়েছে, তার চেয়ে অতিরিক্ত সময় কেউ প্রবাসে বা সফরে অবস্থান করলে তার জন্য পুনরায় অনুমোদন নিতে হবে।

অগ্রিম অর্থ বরাদ্দের ক্ষেত্রে অর্থ বিভাগের সর্বশেষ নির্দেশিকা অনুসরণের তাগিদ দেওয়া হয়েছে। অগ্রিম টাকা নিয়ে সফর করার পর সফর শেষ হওয়ার এক মাসের মধ্যে সেই অগ্রিম সমন্বয় বিল দাখিল করা বাধ্যতামূলক করা হয়েছে। পূর্ববর্তী সফরের অগ্রিম বিল সমন্বয় না করা পর্যন্ত সংশ্লিষ্টদের পরবর্তী কোনো সফরের জন্য নতুন করে অর্থ প্রদান করা হবে না।

হিসাবরক্ষণ ও অর্থ ছাড়ের প্রক্রিয়া সহজ করতে হাতে পর্যাপ্ত সময় রেখে অগ্রিম অর্থ বরাদ্দের বিল জমা দিতে বলা হয়েছে। মূলকপিসহ সম্পূর্ণ বিলের মোট তিনটি সেট জমা দিতে হবে এবং বিলের ফটোকপিগুলো যথাযথ কর্তৃপক্ষের মাধ্যমে সত্যায়িত হতে হবে।

উপসচিব (অতিরিক্ত দায়িত্ব) শারমিন ইয়াসমিন স্বাক্ষরিত এই পরিপত্রটি সব জ্যেষ্ঠ সচিব, সচিব, মন্ত্রী-প্রতিমন্ত্রীদের একান্ত সচিব, প্রধান হিসাবরক্ষণ কর্মকর্তা এবং সংশ্লিষ্ট আইসিটি কর্মকর্তাদের কাছে পাঠানো হয়েছে। পরিপত্রটি মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের ওয়েবসাইটেও আপলোড করার প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা নেওয়া হয়েছে।