লোকসমাজ ডেস্ক॥ইন্টারনেট যেখানে নিত্যদিনের সঙ্গী, সেখানে ই-মেইল খুবই গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। যারা ইন্টারনেট ব্যবহার করেন, তাদের প্রতিদিনই অসংখ্য চিঠি পাঠাতে বা রিসিভ করতে হয়। কিন্তু ই-মেইল ব্যবহারের ক্ষেত্রে কিছু বিষয় মেনে চলতে হয় নিরাপত্তার স্বার্থে।
ই-মেইল ব্যবহার ক্ষেত্রে যেসব বিষয়ে খেয়াল রাখা উচিত-
* ই-মেইল অ্যাড্রেস খুলুন সহজবোধ্য শব্দে।
* আপনার ই-মেইল অ্যাকাউন্টের প্রোফাইল পিকচারে অন্যের ছবি/ কার্টুন ইমেজ/ প্রাকৃতিক দৃশ্য ব্যবহার করবেন না। ছবি দিতে হলে নিজের স্পষ্ট ছবি ব্যবহার করুন।
* সাবজেক্ট লিখুন যে বিষয়ের ওপর মূল বক্তব্য লিখেছেন বা ফাইল এটাচ/ আপলোড করেছেন তা নিয়ে।
* স্প্যাম/ জাংক/ অচেনা কারো ই-মেইলের জবাব দিতে সতর্ক হোন।
* ভাষার বিকৃতি, ইমোজি, হাল ফ্যাশনের শব্দ পরিহার করুন।
* ইংরেজি/ বাংলা/ অন্য যে ভাষাই ব্যবহার করুন, তা নির্ভুল করতে সচেষ্ট হোন। ভুল বানান ও বাক্য গঠন ব্যক্তিত্বকে ম্লান করে দেয়।
* শুধু প্রাতিষ্ঠানিক নয়, ব্যক্তিগত ই-মেইলের শেষেও নিজ পরিচয় উল্লেখ করুন।
* অফিসের কাজে ব্যক্তিগত ই-মেইল ব্যবহার না করাই ভালো।
* কাজ শেষে ই-মেইল অ্যাকাউন্ট লগ-আউট করুন।
* ফরমাল ই-মেইল করার সময় অপ্রচলিত/ বিশেষ ধরনের শব্দ/ ফন্টে লেখা এবং চ্যাটিং-এ ব্যবহৃত হয় এমন শব্দ বর্জন করুন।
* উৎসবে/ পার্বণে একই মেসেজ গণহারে নয়; শুভেচ্ছা বার্তা প্রত্যেকের জন্যে আলাদাভাবে লেখার সময় ও সুযোগ পেলে তবেই পাঠান।
* গোপনীয় মেইলের ক্ষেত্রে কাকে কতটুকু পাঠাচ্ছেন তা নিশ্চিত হোন এবং সাবজেক্ট লাইনে ‘গোপনীয়’ বা ‘কনফিডেনশিয়াল’ শব্দটির উল্লেখ করুন।